Framdrift av projekt mellan Gater
Analys och rekommendation av lämpliga framdriftsindikatorer och arbetsmetoder för att framgångsrikt kunna driva ett projekt mot gaterna mellan gaterna.
ProjektkvalitetLeanProjektNPDProjektledningKPIKey Performance IndicatorProjektstyrningProjektutvecklingGateFramdriftskommunikationKommunikationPulsmötenProjektledningsprocessVisualisering
Hur vet man att ett projekt är på banan? Vad ska man driva och följa upp mellan gaterna för att nå gaternas specificerade kriterier i tid och med rätt resultat? Vilka mätpunkter behövs? Med vilka intervall ska framdriften mätas? Och hur visar projektledaren framdriften för intressenterna så att rätt åtgärder för att styra rätt kan sättas in om det är på väg att gå fel? En huvudfaktor för att lyckat leda projekt mellan faser och gater torde ligga i förmågan att se hur uppgifter fortskrider mellan gaterna. Syftet med denna uppsats är att bidra med kunskap kring hur en sund framdrift mellan gaterna i projekt kan erhållas så att man vid gaterna uppfyller de kriterier som specificerats samt söka besvara hur framdriften kan kommuniceras till dess intressenter på ett framgångsrikt sätt. Följande forskningsfrågor ställdes:1. Vilka indikatorer är enligt forskning och ledande praktik lämpliga att använda för att följa framdriften i projekt mellan gaterna i projektledningsprocessen?2. Hur kommuniceras framdriften så att det är lätt för ett projekts alla intressenter att förstå hur projektet framskrider mellan gaterna?3. Med vilka intervall mäts lämpligen framdriften mellan gaterna?4. Hur kan indikatorer formuleras/utvecklas utifrån en specifiks verksamhets behov?En hermenuistisk kvalitativ studie med induktiv ansats genomfördes. Studien genomfördes delvis på det företag författaren själv arbetar på varför metoden innehåller stora delar av aktionsbaserade forskningselement. Sammanställning av rekommendationer från forskning och ledande praktik jämfördes med resultat hämtade från benchmarkingstudie och fallstudie ur vilken slutsatser dragits. Under benchmarkingstudien och fallstudien genomfördes totalt 23 semistrukturerade djupintervjuer med avsikt att förstå behov och framgångsfaktorer. Processen för arbetet kan liknas med en explorativ designprocess där författaren succesivt sökt ta fram och forma lämpliga framdriftsindikatorer utifrån en specifik verksamhets behov.Studien visade att det, sedan de tre framdriftsindikatorerna "Scope, time och cost" befästes i begynnelsen av användandet av projekt som arbetsform, numer finns insikter om att det är många faktorer som tillsammans leder ett projekt framåt. Olika faser i projekt kräver olika insatser, olika intressenter kräver olika information, olika nivåer i projektet har olika behov av uppföljning varför en väl avvägd kombination av ett 15-tal olika indikatorer så kallade Key Performace Indicators (KPI?er), designade för respektive projekts och verksamhets unika behov rekommenderas. Studien visade vidare att en framgångsfaktor för kommunikation av projektframdrift ligger i hur samarbete i projekt sker. Rekommendationen är att design av kommunikationstruktur utformas så att helhetsperspektiv och röd tråd i forum och dialog erhålls. Visualisering av framdriften och samtliga intressenters deltagande vid möten och framdriftskommunikation konstaterades vara en grundförutsättning för framgångsrika resultat. Avseende lämpliga intervall drogs slutsatsen att även dessa rekommenderas att sättas utifrån behov eftersom behoven av dialog av respektive indikator varierar under projektens gång. Kommunikationsprincipen "hellre ofta och lite, än sällan och mycket" rekommenderades. Grundat i studiens resultat rekommenderades slutligen lämpliga indikatorer, lämplig kommunikationsstruktur och lämpliga intervall designade unikt för den specifika verksamheten i uppsatsens fallstudiedel.