Mind the Gap!
Erfarenheter vid införande av nytt IT-system vid en svensk myndighet.
Vad är det som gör att införandet av ett nytt IT-system i en organisation upplevs som framgångsrikt eller inte? För att söka svar på frågan studerades införande av ett nytt IT-system vid en svensk myndighet. Ramen för studien utgörs därmed av den offentliga sektorn och e-förvaltningskontexten. Genom att återge och analysera systemägares och användares berättelser om införandet och användandet gavs möjlighet att jämföra berättelserna med myndighetens intentioner med IT-systemet utgående från olika beslut och planer. Syftet med studien var att i den jämförelsen kunna fånga upp och bidra med kunskap om gap mellan olika perspektiv/berättelser vid införande av IT-system och utgående från det kunna visa på olika aspekter som kan bidra till förståelse av och förklaringar till upplevelser och resultatet av införande av nya IT-system i offentlig verksamhet. Studiens teoretiska ramverk baserade sig på idén om att IT konstrueras socialt och att man vid studier om informationssystem och organisationer behöver beakta både tekniska och sociala system/institutionell kontext. En teori- och analysmodell, som utgick ifrån att ramen för implementering av IT-system utgörs av kontext, systeminförande och användande och där den ramen kan fyllas med olika innehåll (berättelser/upplevelser/tolkningar) beroende av om det är systemägarens eller användarens perspektiv som återges, presenterades. Dokumentstudier och intervjuer genomfördes vid den aktuella myndigheten för att samla in den empiri som sedan analyserades utgående från studiens teori- och analysmodell. I analysen påvisades ett par gap (gaps) mellan myndighetens intentioner, systemägarnas och användarnas berättelser om upplevelser. Gapen kopplades till fem aspekter som bidrar till förståelsen av vad som kan påverka resultatet eller utfallet vid ett systeminförande: gemensam förståelse av sammanhanget och syftet; resurser i tid och pengar för förändring och utveckling; organisationen och strukturen för systemutveckling och -införande; information, kommunikation och utbildning och uppföljning; kännedom om användarna för att därmed ha kunskap om organisationens förutsättningar för förändring och utveckling.