Kunskapsöverföring genom slutdokument
och möjligheterna till att ta del av och sprida lärdomar - En fallstudie på Karlstads universitet
Dagens snabbföränderliga organisationer eftersträvar ofta att hålla sig konkurrenskraftiga på arbetsmarknaden, vilket tenderar att ställa allt högre krav på effektiv kunskapsspridning. I många fall väljer organisationer att använda projektformen för att färdigställa uppgifter. Projektformens temporära karaktär innebär ytterligare hantering av erfarenheter och lärdomar, i synnerhet då det finns en risk att erfarenheterna går till spillo i samband med projektavslutet. Av denna anledning finns det många metoder och teorier som förklarar hur organisationen ska fånga upp lärdomarna och sprida dessa mellan projekten. En metod består av att rutinmässigt och strukturerat upprätta så kallade slutdokument, där bland annat erfarenheterna skall kunna fångas upp, lagras och arkiveras.Studiens syfte är att peka på tendenser kring hanteringen av slutdokument samt vilka möjligheter det finns att sprida och ta del av erfarenheter och lärdomar på Karlstads universitet.Två forskningsfrågor har formulerats för att kunna besvara studiens syfte:Hur ser hanteringen av slutdokument ut på Karlstads universitet?Hur upplevs möjligheten till att sprida och ta del av lärdomar mellan projekt på Karlstads universitet?En kvalitativ metod har tillämpats där vi utförde fem stycken intervjuer med projektledare på Karlstads universitet. Det empiriska materialet har sedan analyserats med utgångspunkt från vår teoretiska referensram som bland annat berör olika koordineringsmekanismer, slutrapporten och framförallt kunskapsöverföringen och den problematik som kan uppstå kring detta fenomen.Resultatet pekar på att de informella kanalerna upplevs starka inom organisationen, där tät kontakt utgör en betydande roll för kunskapsöverföringen. Det upprättas slutdokument enligt en formell mall, vilket är en förhållandevis ny rutin för organisationen. Denna utveckling har betraktats som mycket positiv eftersom det bidrar till att en erfarenhetsbank byggs upp. Vi har dock kunnat se tendenser att det finns svårigheter att tillgå slutrapporterna genom intranätet, delvis därför att projekthanteringen har tenderat att bli en ?IT-fråga?. Vi har även kunnat tyda en efterfrågan av ett mer strukturerat intranät som placeras centralt i organisationen. Avslutningsvis har vi kunnat urskilja tendenser som pekar på att ett projektkontor skulle fungera som ett potentiellt hjälpmedel till strukturen och viss problematik som respondenterna upplever.