"Det går inte att klara sig utan e-post" - en studie om e-postanvändandet vid Länsstyrelsen Blekinge
SamhällsvetenskapSocial sciences - sociologyEffektivitetE-postE-postfilterInformationsöverflödKommunikationSociala mönster.
E-post har förändrat människors arbetsliv då det ger snabbare kommunikation
till en obetydlig kostnad. E-post skickas på ett par sekunder, utan att
avsändaren behöver ta hänsyn till avstånd eller dyra kostnader. E-post är
enkelt och den mest ursprungliga tekniken på Internet. Det är även väl
interagerat i organisationers dagliga arbete.
Vårt syfte med kandidatuppsatsen är att fördjupa kunskapen om Länsstyrelsens
mejlkultur och undersöka tjänstemännens användande av e-post. För att besvara
syftet använder vi oss av följande frågeställningar: Hur påverkar e-posten
kommunikationsmönster? Hur påverkar e-posten tidsanvändningen? Hur påverkar
e-posten effektiviteten?
Genom textanalys har vi studerat sex tjänstemäns e-postkorrespondens under
en veckas tid, för att därefter skapa en intervjuguide. För att nå fram till
vårt resultat har vi sedan genomfört kvalitativa intervjuer med dessa sex
informanter. De teorier vi använder för att analysera vårt resultat är Shannon
och Weavers matematiska kommunikationsmodell, olika kommunikationsbegrepp samt
informationsöverflöd.
Generellt anser tjänstemännen att e-post är ett effektivt och bra
kommunikationsverktyg. Det är en del av verksamheten och utan e-post skulle
inte organisationens kommunikation lyta på så som den gör i dagsläget. Vi har
kommit fram till att det finns sociala mönster och förhållningssätt för hur och
till vad e-post bör användas. Tjänstemännen skapar konsensus när alla
kommunicerar på liknande sätt och när de skriver med respekt för varandra.
Tjänstemännen hanterar och reagerar olika på e-post. Några känner sig
tvungna att läsa och svara direkt på inkommen e-post medan andra tjänstemän har
utvecklat ett e-postfilter som selektivt hanterar och bestämmer hur e-post ska
hanteras. Är det ett brådskande ärende läggs det nuvarande arbetet åt sidan och
tjänstemannen koncentrerar sig på att besvara e-posten. Är det dock inte fullt
så brådskande kan tjänstemannen svara på mejlet vid ett senare tillfälle.
E-post är ett effektivt kommunikationsmedel när tjänstemännen använder det
på rätt sätt, det vill säga när de tänker på varför de skickar ett mejl och
till vem som får det. Tjänstemännens effektivitet förbättras eftersom
arbetsmoment och kommunikationsmoment utförs samtidigt, vilket ger
tidsbesparingar.