Vilka faktorer bör undersökas vid beslut om projektnedläggning?
En fallstudie av Scanias utvecklingsprojekt
Forsknings- och utvecklingsprojekts syfte är att tillföra något till företaget vare sig det är ny teknik, en produkt eller tjänst. När ett projekt riskerar att inte resultera i uppsatta mål bör en utvärdering av projektet ligga till grund för beslut om fortsatt arbete eller nedläggning. Syftet med, i rapporten beskrivet arbete, var att belysa de faktorer som bör beaktas inför ett beslut om eventuell nedläggning av ett projekt. För att undersöka frågeställningen har en litteraturstudie samt en intervju genomförts med inköpsansvarige Roberth Harju angående Scanias forsknings- och utvecklingsprojekt. Litteraturstudien har genomförts med avsikt att undersöka vilka faktorer som bör utvärderas i samband med en projektnedläggning. Intervjun utfördes med syfte att undersöka huruvida faktorerna används i syfte till projektnedläggning eller om besluten om nedläggning fattades på andra grunder. Intervjuns syfte var att avgöra om faktorerna användes som underlag till att fatta beslut om nedläggning eller om detta beslut fattades på andra grunder. Undersökningen har resulterat i två indelningar av faktorerna. De tidiga varningssignalerna, till exempel att projektets stöd har minskat från ledningen och att projektgruppen visar minskad entusiasm och ett minskat engagemang för projektet, vilka är tydliga signaler på problem inom projektet. Om dessa faktorer uppfattas i ett tidigt skede kan risken om nedläggning undvikas. I ett senare skede kan dessa leda till nedläggning av projektet. Den andra kategorin faktorer är de kritiska som ofta leder till projektnedläggning, till exempel att nya lagkrav införs under projektets gång vilket medför att slutprodukten inte får säljas. Det är dock tydligt att det inte går att hitta en modell som tar hänsyn till alla faktorer som påverkar alla forsknings- och utvecklingsprojekt negativt. Det är väldigt individuellt mellan olika projekt och företag eftersom alla företag har olika förutsättningar för att driva projekt samt att projekten har olika syften. En av de viktigaste aspekterna som framkommit är att ett projekt bör utvärderas frekvent med de faktorer som kan påverka projektet för att snabbt se en förändring så att avgörande beslut kan fattas så tidigt som möjligt för att undvika onödiga kostnader, tidsspill och ett slöseri av resurser som kunde ha placerats där de skulle gjort bättre nytta. Det är därför viktigt att företaget ser ett projektavslut som en möjlighet istället för ett misslyckande.