Upplevda brister med det interna informationsflödet på en medelstor gymnasieskola
Att tillgodogöra sig information och sprida den vidare har i alla tider varit väsentligt för att vi skall kunna utvecklas och fungera tillsammans på jobbet och i övriga relationer i vår vardag. Varje enskild individ exponeras dagligen för en stor informationsmängd, vilket ökar trycket på en bra och tydlig informationshantering. En skolmiljö är ett tydligt exempel där alla individer ständigt utsätts för ett ökande flöde av information både internt och extern.
Avsikten med min uppsats har varit att identifiera och belysa de eventuella brister som finns i det interna informationsflödet på en medelstor gymnasieskola. Min undersökningsgrupp är pedagoger, elevvårds- och administrativ personal. Till att börja med undersökte jag hur alla uppfattade att informationsflödet fungerade på arbetsplatsen. Detta gjordes med en öppen fråga via e-post för att se om det fanns ett problem, hur omfattande problemet var och hur många det berörde. Baserat på de mest förekommande synpunkterna utformade jag en enkät med frågor och påståenden, om de förslag och önskemål personalen själva uttryckte utifrån min första fråga. Detta skulle ge mig förbättringsunderlag som personalen själva uttryckte För att verifiera vilka som har ansvar för hur informationen distribueras och genom vilka kanaler de ska presenteras intervjuade jag gymnasiesekreteraren på skolan. På så vis fick jag svar på en del av personalens frågor och ett bättre underlag för en analys och diskussion. Personalen upplever att informationen kommer helt ostrukturerat och i alla möjliga kanaler medan informationsansvarig tydligen har en plan för hur informationen distribueras. Information om information kunde säkert eliminera dessa problem. En inventering av vad som ska distribueras i vilken kanal skulle underlätt för alla. Med tanke på att det finns sjutton kanaler, så är det lätt att information hamnar i fel eller för många kanaler samtidigt.
Respondenterna hade många funderingar och bra förslag på förbättringar. Tydligast är att det saknas information om informationen. Känslan av att informationsflödet var ostrukturerat var en återkommande synpunkt. Ofullständig information var ett annat dilemma som många irriterar sig på eftersom informationen hela tiden måste ändras.
Undersökningen gav bra förslag på hur man kan förbättra informationsflödet och dess struktur för att alla berörda skall kunna tillgodose sig den information de behöver på ett enkelt och hanterbart sätt. Informationsträd, sökfunktioner och ett intranät var några av förslagen på förbättringar.