Processledning
en behovsanalys och jämförelse med best
practice
Världen är i ständig förändring, ny teknik utvecklas, industrin globaliseras, konkurrensen ökar och kunder ställer nya och allt högre krav. Enligt Charles Darwin beror en arts överlevnad på förmågan att förändras. Att på ett effektivt sätt hantera förändringar är av avgörande betydelse för organisationers fortsatta existens. Ett sätt att hantera förändringar är genom att fokusera på processer (Ljungberg och Larsson, 2001). Saab Linköping (affärsenheterna Saab Aerosystems [T], Saab Aerostructures [D] samt Saab Support [S]) arbetar i processer. Att lyckas fullt ut med processarbetet är inte enkelt. Det finns exempel på flera misslyckade projekt med processorientering, ofta på grund av oklarheter kring begreppet process och processorienteringens konsekvenser för medarbetarna. (Bergman och Klefsjö, 2001). Detta examensarbete analyserar nuvarande och framtida behov på processledning utifrån best practice samt kund- och leverantörskrav, med speciell vikt på systemstöd, metodikstöd samt presentation och kommunikation av processer. Det finns tydliga skillnader mellan affärsenheterna som alla har samma systemstöd, och till viss del samma metodikstöd. På D fungerar processarbetet bra jämfört med de andra affärsenheterna. Däremot finns det mycket som borde ses över på T och S med avseende på styrning och ledning av processer, som är viktigare än ett nytt systemstöd. Utan ledningens aktiva engagemang är det mycket svårt att driva ett effektivt arbete med processer. Den grundläggande synen på processer hos medarbetare på olika nivå var inte densamma. Det finns i princip två grupper som har något olika syn på processer, vilket betyder att samsynen saknas som är en viktig faktor för ett fungerande processarbete. Det finns alltså ett behov av att få till stånd en gemensam syn på vad processarbete är och ger hos alla medarbetare. För att processerna skall användas på rätt sätt måste medarbetarna få information och utbildning om processer och hur de skall användas. De behöver även vara delaktiga i arbetet i en större utsträckning än idag. Uppföljning av processens prestanda är ett kraftfullt instrument som de undersökta externa företagen använder för att se till att deras processer används på rätt sätt. Även designen av processkartorna, med avseende på färger och presentation spelar roll för att ta till sig processkartorna, främst för de medarbetare som inte är så insatta i processer. Dessa medarbetare tycker också att processdokument och instruktioner inte är ett stöd i särskilt hög grad idag, vilket var en viktig aspekt för de undersökta externa företagen. Genom att möjliggöra åtkomst till mer praktiska checklistor, verktyg och mallar från processbeskrivningarna kan medarbetarna få mer stöd i arbetet. Dessutom finns det ett stort behov av att bygga upp en väl fungerande struktur för att enkelt kunna lämna och behandla förbättringsförslag i anknytning till processerna. Detta är någonting som Saab saknar, men som återfinns hos alla de undersökta externa företagen. Strukturerade mätningar av processerna och redovisning av mätdata saknas nästan helt hos Saab, vilket återfinns hos merparten av de undersökta externa företagen. Genom att mäta få och viktiga processer och låta processägaren redovisa prestandan i ett beslutsforum får man ett större tryck och efterfrågan i processarbetet. I ett sådant scenario behöver processägarna mer utbildning och stöd om mätning av processerna. På T och S behövs även mer kunskaper om förbättring av processer. I framtiden kommer effektiva processer att vara viktigare, enligt både kunder och medarbetare på Saab Linköping. Samtliga processägare tyckte också att processer skulle vara en naturlig del av vardagen i mycket större utsträckning än vad det är idag. Genom att tillfredställa de behov som framkommit kan T och S förbättra sitt processarbete.