Möjlighet till digitalisering av post
en kartläggning av
Telia Partners postflöden
Den tekniska utvecklingen har lett till ett ökat informationsflöde. Telia är ett företag som de flesta associerar med just kommunikation och flöden av information. Telia kanal Partner är den del av Teliakoncernen som är ansvarig för företagskunder. Volymen post som kommer till kanal Partner och därefter delas ut till medarbetarna har minskat de senaste åren eftersom allt mer av den post som tidigare kom via Posten nu kommer via e-post och andra digitala överföringsverktyg. Kostnaden för att sortera och dela ut posten är densamma vilket har lett till att kostnaden per försändelse ökat. Syftet med examensarbetet är att utreda möjligheten att överföra kanal Partners inkommande fysiskt levererade post till digital post. Med en digitalisering vill kanal Partner minska kostnaderna och uppnå effektivare postflöden. Dessutom vill företaget skapa en ständig tillgänglighet av posten för medarbetarna, trots resor i tjänsten och arbete hemifrån. För att undersöka möjligheten till digitalisering av post har en noggrann kartläggning av postflödena gjorts. Postflödena beskrivs med hjälp av flödesscheman tillsammans med kostnader, volymer, fördelning och vilka krav på hantering och registrering som finns. Med hjälp av kartläggningen beskrivs brister och ineffektiviteter inom postflödena och en indelning efter möjlighet till digitalisering. Kanal Partner rekommenderas att påbörja ett projekt där digitalisering av inkommande post är ett mål. Den post som kan skannas ska skannas in av en samarbetspartner för att sedan komma upp i de anställdas e-post. Förslag finns även på hur den post som inte går att skanna skall distribueras. Genom att åtgärda de brister och ineffektiviteter som finns inom postflödena skapas en effektivare hantering och den inkommande posten minskar. På kort sikt leder en digitalisering till en kostnadsökning i samband med införande och tester men på längre sikt blir det mer och mer kostnadsbesparande. För att underlätta arbetet med ett införande presenteras i examensarbetet en aktivitetsplan för ett stegvis införande av digital posthantering.