Effektivisering av en orderprocess
En fallstudie på Rottne Industri AB
Order processRevisionsUnnecessary workExchange of informationImprovement workOrderprocessRevisionerOnödigt arbeteInformationsutbyteFörbättringsarbete
Syftet med examensarbetet var att vi ska kunna förstå hur det är möjligt att effektivisera en orderprocess, genom att veta varför och var störningar uppkommer. Vi utförde studien på Rottne Industri AB för att finna eventuella aktiviteter som påverkar deras orderprocess negativt och därmed utnyttjar onödiga resurser. Utifrån att analysera resultatet och komma med förbättringsförslag för att åtgärda dessa aktiviteter. De aktiviteter som påverkar processen negativt har vi valt att definiera som två typer av störningar, vilka är revisioner av order samt onödigt arbete. Problemet när revisioner uppkommer är att det startar flertalet aktiviteter inom organisationen som leder till att onödiga resurser förbrukas ineffektivt. Genom att studera teorier kunde vi komma fram till ett sätt att utföra kartläggningen. Vi gjorde kartläggningen på plats på Rottne Industri AB och hos en återförsäljare för att kunna intervjua personer med insikt i processen. Anledningen med kartläggningen var att identifiera var i processen störningarna fanns. Utöver intervjuer studerade vi även dokument som var kopplade till orderprocessen för att upptäcka eventuella problem. Genom kartläggningen kunde vi identifiera att båda typerna av störningar fanns i processen på flertalet ställen. Uppkomsten till flertalet orderrevisioner kunde relateras till kontakten mellan återförsäljarna och Rottne Industri AB, där ett bristfälligt säljverktyg kunde identifieras. Men även onödigt arbete där både materiella och mänskliga resurser förbrukades på ett ineffektivt sätt identifierades vid de administrativa avdelningarna på Rottne Industri AB. Förbrukandet av onödiga resurser blev mer allvarliga i samband med att orderrevisioner inkom, vilket innebar att arbete på olika avdelningar behövde återupprepas. För att komma med förslag till förbättringar på problemen används de avslutande kapitlen av rapporten för att komma fram till och ge rekommendationer om förbättringar till företaget som vi anser vara de mest praktiskt och teoretiskt gynnsamma.