Effektiv hantering av information
en utredning av huruvida
ett datoriserat system skulle effektivisera
informationsflödet vid kvalitetskontroller på Pharmadule
Emtunga AB
Inom dagens näringsliv förekommer stora mängder information. För att kunna driva en verksamhet framgångsrikt krävs att informationen sprids effektivt så att rätt personer nås av rätt information vid rätt tidpunkt. Trots de senaste decenniernas snabba teknologiska utvecklingstakt finns det många organisationer i vilka en stor del av informationen fortfarande är i pappersform. Fokusering på tid och att erbjuda kunder rätt produkt vid rätt tidpunkt är idag viktigt ur konkurrenssynpunkt. För att uppnå tidseffektivitet krävs en reducering av de icke värdeskapande aktiviteterna. Detta examensarbete har utförts vid Pharmadule Emtunga AB (Phem) och syftar till att undersöka om papperslös dataöverföring effektiviserar hanteringen av informationsflödet vid företagets kvalitetskontroll. Analysen baseras på en djuplodande nulägesbeskrivning som resulterar i en kravspecifikation. Utifrån denna tillverkade en utvald systemleverantör en handdatorbaserad applikation som användes under ett pilottest på företagets produktionsanläggning i Göteborg. Under pilottestet fick ett antal inspektörer utföra kvalitetskontroller med hjälp av handdatorn. Arbetet visar att den största effektiviseringen med ett datoriserat arbetssätt uppkommer i form av reducerad pappers- och databashantering. Tidsreduceringen uppgår till 35 procent av dagens totala kvalitetsarbete förutsatt att de frigjorda resurserna inte belastar projekten i framtiden. Examensarbetet innefattar även upprättandet av en investeringskalkyl som underlag för en eventuell implementering av det datoriserade systemet. De resultat som genererats visar att det finns stor potential i en investering. Phem rekommenderas en initial investering av 20 handdatorlicenser. En investering av denna storlek är lönsam då det årliga kassaflödet blir positivt och genererar en avkastningsgrad (ROI) på drygt 240 procent, ett Net Present Value (NPV) på knappt 1 MSEK samt en Pay-Back tid på strax under ett år. Systemet främjar även Phems strävan mot en enhetlig kvalitetsprocess där handdatorn stödjer både företaget och underleverantörer med uppdaterad information i realtid. Det finns även kvalitativa faktorer som påverkas positivt av ett datoriserat arbetssätt men dessa är aningen svåra att mäta ur ett monetärt perspektiv. Dock kan sägas att kvalitetsbristkostnaderna kan reduceras tack vare snabbare återkoppling vid avvikelserapportering. Dessutom uppnås en förbättrad kommunikation mellan kontor och produktion då uppdaterad information återfinns inför varje arbetsdag. Pilottesterna visar även att inspektörerna är positiva till att arbeta med handdatorn som verktyg.