Buget som Styrmedel
en fallstudie på Högskolan på Gotland
Det var under 1920-talet som budgetering började användas som ett verktyg för att styra kostnader och kassaflöden. Budgeten började användas för att planera och samordna verksamheter och senare blev strategisk planering vanligt. Budgeten används som en plan för inkomster och utgifter under en viss tid. En plan upprättas för att skapa mål och handlingsvägar. Strategin och budgetprocessen utför tillsammans grunden för att besluta om vilka mål som är realistiska och hur de målen skall uppnås.Politikerna ställer idag krav på de myndigheter som de ansvarar för. De vill få underlag för att kontrollera att pengarna används på ett effektivt sätt och att verksamheten håller sig inom de angivna ramarna. Staten är idag ägare av Högskolan på Gotland och kontrollerar att deras verksamhet sköts. Högskolan på Gotland har en stabil ekonomisk situation och styrningen är idag inriktad på verksamhetsmål och vision. Kan en myndighet som Högskolan på Gotland då använda budgeten som ett verktyg för att nå sina verksamhetsmål? Problemformuleringen som växte fram var:- På vilket sätt använder Högskolan på Gotland budgeten och budgetprocessen som styrmedel?Syftet med uppsatsen är att studera Högskolan på Gotlands budgetprocess för att ta reda på om den används som ett styrmedel. I studien har det används organisationsdokument och det har även genomförts sju stycken intervjuer med personal som arbetar med dessa frågor för Högskolan på Gotland.För att förbättra sin verksamhet måste en organisation ha ekonomiska mål. Mål finns på de olika nivåerna i en organisation och används för att sammanföra planering och ansvar. För att kunna föra samman dessa krävs att organisationen har en plan, d.v.s. en strategi för hur de skall uppnå dessa mål. Det finns fyra olika styrmedel; organisation och bemanning, belöningssystem, formellt styrsystem och mindre formaliserad styrning. Dessa är beroende av varandra, men oftast läggs tyngden på en av dem.Budgeten är ett handlingsprogram för en organisations mål och handlingsramar och baseras på antaganden och förutsättningar under en bestämd tid. En budget har olika syften beroende på vilken organisation det är. Den är ett bra verktyg när en organisation skall göra en verksamhetsplan, budgeten är verksamhetsplanen i siffror. Med hjälp av strategi och budgetprocess kan en organisation fastställa mål och de strategier som en organisation behöver för att nå dessa mål. Budgetprocessen består av tre olika faser, budgetuppställning, budgetuppföljning och budgetanalys.Resultatet av studien är att Högskolan på Gotland använder budgeten och budgetprocessen som ett styrmedel tillsammans med verksamhetsplanen. Budgeten används som ett planeringsverktyg, då rektorn ger institutionerna anvisningar inför kommande perioder med hjälp av budgeten. Den används för att fördela ansvaret i organisationen och skapa en medvetenhet bland de anställda om varför en chef ibland säger nej till vissa saker. Den används också för att fördela de anslag som de får ifrån regeringen till de olika institutionerna. Budgeten används som styrmedel på både strategisk- och taktisk nivå.