Processledning

Sammanfattning

Världen är i ständig förändring, ny teknik utvecklas, industrin

globaliseras, konkurrensen ökar och kunder ställer nya och allt högre krav.

Enligt Charles Darwin beror en arts överlevnad på förmågan att förändras.

Att på ett effektivt sätt hantera förändringar är av avgörande betydelse för

organisationers fortsatta existens. Ett sätt att hantera förändringar är

genom att fokusera på processer (Ljungberg och Larsson, 2001).

Saab Linköping (affärsenheterna Saab Aerosystems [T], Saab Aerostructures

[D] samt Saab Support [S]) arbetar i processer. Att lyckas fullt ut med

processarbetet är inte enkelt. Det finns exempel på flera misslyckade

projekt med processorientering, ofta på grund av oklarheter kring begreppet

process och processorienteringens konsekvenser för medarbetarna. (Bergman

och Klefsjö, 2001). Detta examensarbete analyserar nuvarande och framtida

behov på processledning utifrån best practice samt kund- och

leverantörskrav, med speciell vikt på systemstöd, metodikstöd samt

presentation och kommunikation av processer.

Det finns tydliga skillnader mellan affärsenheterna som alla har samma

systemstöd, och till viss del samma metodikstöd. På D fungerar

processarbetet bra jämfört med de andra affärsenheterna. Däremot finns det

mycket som borde ses över på T och S med avseende på styrning och ledning av

processer, som är viktigare än ett nytt systemstöd. Utan ledningens aktiva

engagemang är det mycket svårt att driva ett effektivt arbete med processer.

Den grundläggande synen på processer hos medarbetare på olika nivå var inte

densamma. Det finns i princip två grupper som har något olika syn på

processer, vilket betyder att samsynen saknas som är en viktig faktor för

ett fungerande processarbete. Det finns alltså ett behov av att få till

stånd en gemensam syn på vad processarbete är och ger hos alla medarbetare.

För att processerna skall användas på rätt sätt måste medarbetarna få

information och utbildning om processer och hur de skall användas. De

behöver även vara delaktiga i arbetet i en större utsträckning än idag.

Uppföljning av processens prestanda är ett kraftfullt instrument som de

undersökta externa företagen använder för att se till att deras processer

används på rätt sätt. Även designen av processkartorna, med avseende på

färger och presentation spelar roll för att ta till sig processkartorna,

främst för de medarbetare som inte är så insatta i processer. Dessa

medarbetare tycker också att processdokument och instruktioner inte är ett

stöd i särskilt hög grad idag, vilket var en viktig aspekt för de undersökta

externa företagen. Genom att möjliggöra åtkomst till mer praktiska

checklistor, verktyg och mallar från processbeskrivningarna kan medarbetarna

få mer stöd i arbetet. Dessutom finns det ett stort behov av att bygga upp

en väl fungerande struktur för att enkelt kunna lämna och behandla

förbättringsförslag i anknytning till processerna. Detta är någonting som

Saab saknar, men som återfinns hos alla de undersökta externa företagen.

Strukturerade mätningar av processerna och redovisning av mätdata saknas

nästan helt hos Saab, vilket återfinns hos merparten av de undersökta

externa företagen. Genom att mäta få och viktiga processer och låta

processägaren redovisa prestandan i ett beslutsforum får man ett större

tryck och efterfrågan i processarbetet. I ett sådant scenario behöver

processägarna mer utbildning och stöd om mätning av processerna. På T och S

behövs även mer kunskaper om förbättring av processer. I framtiden kommer

effektiva processer att vara viktigare, enligt både kunder och medarbetare

på Saab Linköping. Samtliga processägare tyckte också att processer skulle

vara en naturlig del av vardagen i mycket större utsträckning än vad det är

idag. Genom att tillfredställa de behov som framkommit kan T och S förbättra

sitt processarbete.