Säkrare utveckling och användning av kalkylark inom mindre och medelstora företag - en metod
Kalkylapplikationer används frekvent av företag för bearbetning av
finansiell information. Denna uppsats inriktar sig på Excel, som är den
vanligast förekommande kalkylapplikationen. Vår undersökning visade att
Excel betraktas som ett mycket bra och flexibelt verktyg och att
applikationens kalkylark är av stor betydelse för företagens verksamhet.
Kalkylerna används främst inom finansiella processer för bland annat
sammanställning av årsredovisningar, budgetering och kalkylering, vilket
gör att många av de här kalkylerna är signifikanta för verksamheten. För att
uppfylla företagsspecifika behov tenderar kalkylerna också att vara
egenutvecklade inom företagen. Då kalkylerna är egenutvecklade samtidigt
som de är signifikanta ställs höga krav på både utvecklare och slutanvändare.
Studier har visat att nästintill alla kalkyler innehåller fel och att behovet av
intern kontroll inte tas på fullt allvar. Orsaker till det här är att
medvetenheten om de fel och risker som finns kring Excel-kalkyler är
begränsad samtidigt som det i stor utsträckning är accepterat att fel
förekommer i dem till skillnad från andra applikationer. Trots att flertalet
Excel-kalkyler är signifikanta för verksamheten brister den interna
kontrollen och få beaktar de risker och fel som är förknippade med dem. I
uppsatsen identifieras de fel som kan förekomma vid utveckling och
användning av Excel-kalkyler. Möjligheten att stävja de här riskerna och
felen är små utan en fungerade kontrollstruktur och väl fungerande rutiner.
Syftet med vår uppsats var att utveckla en metod för hur mindre och
medelstora företag själva kan implementera en intern kontrollstruktur för en
säkrare utveckling och användning av Excel-kalkyler. Uppsatsen utgår från
ett hermeneutiskt synsätt och har en kvalitativ ansats. Undersökningen
baseras på fyra intervjuer som tillsammans med den teoretiska referensramen
utgjort grund för den föreslagna metoden. Utifrån det här har vi identifierat
fem kritiska områden: dokumentation, kalkyldesign, testning, säkerhet och
kompetens, vilka den föreslagna metoden baseras på. De här kritiska
områdena omfattar i sin tur förebyggande och upptäckande kontroller, vilka
delats in i olika nivåer och utgör enkla till mer avancerade åtgärder för
säkerställande av Excel-kalkyler. Metoden inriktar sig främst på signifikanta
kalkyler och utgör en vägledning för hur mindre och medelstora företag kan
uppnå en säkrare utveckling och användning av Excel-kalkyler.