Införandet av ett dokumenthanteringssystem vid ett gränsöverskridande projekt
Medföljande problem och möjligheter
Denhär rapporten är en fristående del inom ett samproduktionsprojekt mellan flerafristående parter. Studien är genomförd som en experimentell fallstudie med ettmetodiskt angreppssätt på en projektgrupp. Syftet med rapporten har varit attutröna och belysa problemen och möjligheterna vid införandet av ettdokumenthanteringssystem. Systemet i fråga är SharePoint som är ensamarbetsplattform för företag. Målgruppen är i första hand beslutsfattare ibegrepp att välja teknikstöd, men även forskare och studenter. Projektgruppenhar deltagare ifrån företag och högskola(Saab, Volvo PV, Autoliv och Chalmers)de använde bara fysiska möten och, e-mail vid dokumenthantering när studien startade.Avgränsningarna har varit att ingen värdering av dokuments innehåll har skett,inte heller har moduler och funktioner annat än de rörande dokument ochdokumenthantering behandlats. Studien har genomförts med enkätundersökning,observation och deltagandeobservation samt en granskning av artiklar inomämnet. Slutsatser som drogs var att manbör se till att IT-avdelningen säkerställer att alla filer och program sombehövs uppdateras innan start. Att man minskar risken för ?information overload?och ökar enkelheten att publicera dokument samt förbättrar spårbarheten,tillgängligheten och versionshanteringen vid ett införande av ettDMS(SharePoint).