Formella e-möten
i rätt situation, på rätt sätt
Idag är många organisationer och företag utspridda över ett stort geografiskt område, med kontor, kunder och samarbetspartners över hela världen. Detta innebär traditionellt sett att de anställda tvingas resa en hel del för att hålla möten. Resorna kostar i sin tur en hel del pengar och medför tidsförluster då mötesdeltagarna ofta har lång restid, då inget produktivt arbete kan genomföras. Syftet med vår undersökning var att ta reda på hur väl ett fysiskt möte kan överföras till ett e-möte, och därmed hitta situationer där e-möten är passande. Vi ville få svar på vår forskningsfråga: I vilka formella mötessituationer är det lämpligt att använda sig av e-möten? Vi har en deskriptiv ansats i vår undersökning som är icke-experimentell i och med att vi strävar efter beskrivning eller förklaring snarare än förutsägelser som är baserade på orsak och verkan. För att få en teoretisk grund att stå på har vi hämtat teorier gällande kommunikation, fysiska formella möten och medierade formella möten. I vår fallstudie så har vi intervjuat företag som antingen utvecklar mjukvara för e-möten eller företag som tillhandahåller e-möten som tjänst. Vi intervjuade även användare som har använt e-möten sedan en längre tid, samt användare som har mindre erfarenhet av elektroniska möten. I analysen av fallstudien fastställde vi de kommunikativa handlingar och mötestekniska aspekter som förekommer hos olika mötestyper och hur väl e-mötet lyckas med att överföra dessa handlingar och aspekter. I slutsatsen konstaterar vi att det finns olika egenskaper hos möten som gör dem mer eller mindre lämpade att genomföras elektroniskt. Dessutom tar vi upp allmänna riktlinjer gällande ett antal punkter som påverkar hur väl det elektroniska mötet kan genomföras.