Förbereda för förändring - Utvärdering av en modell för framtagning av ett processbaserat mätsystem
Organisatorisk förändringMätsystemProcesskartläggningProcessmätningsmodellManagement of enterprisesFöretagsledningManagementBusiness and Economics
Problem: Dagens företag är beroende av att kunna vara snabba på att förändras och utvecklas. För att kunna utvecklas kontrollerat krävs det kunskap om var man börjar, vart man ska och hur man ska ta sig dit. Den här uppsatsen fokuserar på frågan om var man börjar. Som förberedelse för förändringen bör företaget kartlägga sin aktuella position. De behöver ett mätsystem. Genom att fokusera mätsystemet på företagets processer är mätsystemet mer anpassat för att skapa kundvärde. Ljungberg har utvecklat ProcessMätningsModellen (PMM) för framtagning av ett processbaserat mätsystem. Är användning av modellen ett bra sätt att förbereda företaget för vidare verksamhetsutveckling? Syfte: Syftet med detta examensarbete är att utvärdera och vid behov utveckla ProcessMätningsModellen. Modellen kommer att utvärderas genom att den tillämpas på ett läkemedelsföretag. Vid behov används andra teorier för att komplettera eller utveckla modellen. Metod: Den metod som använts under studien är en abduktiv, kvalitativ fallstudie. Empiri har samlats in kvalitativt genom öppna intervjuer och workshops samt genom egna observationer. Teori har inhämtats under hela examensarbetets genomförande, vilket medför valet av en abduktiv metodansats. Fallstudien har bedrivits på läkemedelsföretaget QPharma AB. Slutsatser: ProcessMätningsModellen är ett användbart verktyg för att ta fram ett mätsystem på ett läkemedelsföretag. Modellen leder på ett enkelt sätt användaren igenom de flesta problem som uppkommer under arbetet. Ett antal begränsningar av PMM har identifierats under fallstudien. Nedan presenteras de viktigaste begränsningarna och förslag på förbättringar. PMM utgår ifrån att endast en process hanteras i taget. Eftersom det krävs en mycket god bild över samtliga delar av företaget för att begränsa till en specifik process, kan det bli svårt att arbeta enligt PMM i detta avseende. Vidare är det svårt att begränsa insamling och analys av krav till att enbart beröra en specifik process. Det går att arbeta med flera processer parallellt och därigenom uppnå synergieffekter vid insamling och analys av krav. Ibland är detta nödvändigt för att erhålla en tillräcklig förståelse. PMM är begränsad till att kartlägga processen och behandlar inte uttryckligen de kommunikationsvägar eller IT-stöd som finns inom företaget. Eftersom processerna har en nära koppling till informationsutbyte via kommunikationsvägarna i föregaget, är det lämpligt att även kartlägga dem för att förstå hur verksamheten fungerar. Kartläggning av IT-stöd ger motsvarande förståelse och bör därför ses som lika viktigt. PMM tar endast hänsyn till kunder som kravställande intressent utöver de kravställningar som kan härledas från företagets strategi. Genom att enbart fokusera på vissa kravställande grupper, finns det risk för att verksamheten suboptimeras.Vid insamling av krav bör samtliga intressenter tas i beaktning för att en heltäckande kravbild ska erhållas. Utöver kund kan till exempel myndigheter, personal och ägare vara viktiga intressenter. PMM förutsätter att strategin är direkt applicerbar som krav på processen. Ofta är inte detta fallet. Kraven som har samlats in från kunderna analyseras inte heller i modellen. För att utveckla modellen och skapa en heltäckande kravbild, skapas ett nytt steg som heter ?analysera krav?, i vilket direkta och indirekta krav relateras till varandra och processen. Steget handlar vidare om att analysera kraven, vilket är en strategiskt sett mycket viktig process, som resulterar i att företaget valt vilka krav som är viktigast att satsa på. Avslutningsvis måste företaget besluta hur kraven ska uppfyllas och då är det inte säkert att mätning är den bästa vägen. Först när företaget beslutat vilka krav som är viktiga att mäta kan nästa fas påbörjas. PMM berör inte hur arbetet med mätsystemet ska bedrivas efter skapandet. Skapandet är endast en liten del i förändringsarbetet och därför bör man redan från början ha