Erfarenhetsåterföring och uppföljning av ÄTA
Ett beställarperspektiv
Idén med studien är att se om Luleå kommun Tekniska förvaltning kan ta lärdom av andra organisationer sätt att hanterandet ÄTA:or (Ändring-, tillägg- och avgående arbeten), erfarenhetsåterföring samt uppföljning.Studie baseras på teorier för erfarenhetsåterföring, tillämpat på ÄTA -hantering samt uppföljningar. Kvalitativa intervjuer är gjorda för framtagande av resultat och information från de utvalda organisationerna, fyra kommuner och myndigheter samt en entreprenör. Idag används erfarenheter från tidigare bra- eller mindre bra händelser under ett projekts genomförande i obefintlig utsträckning. Det visar sig att erfarenheter som uppkommer stannar hos de inblandade personerna och att närmaste kollega inte erhåller den information som han/hon behöver. Till stor utsträckning hanteras erfarenheter och delande av information via muntliga dialoger. Generellt tycker de intervjuade inom branschen att det fungerar bra med denna typ av hantering och är aningen återhållsamma vad gällande införande av nya system för hanteranden av information. Detta eftersom det kan bli en ?ond cirkel? där ingen användning finns av system och dess funktioner. Därför är det viktigt att tänka igenom användandet och informationen som systemen skall ge, annars kan det leda till en felaktig investering som endast kostar pengar och ej bidrar till nytta.ÄTA:or som uppkommer under projektens gång har liknande hantering generellt över alla organisationer, vilket även påverkas av regelverket AB och ABT för general- respektive totalentreprenader. Men det finns dock vissa olikheter i hanteringen, i form av dokumentering och uppföljningar. En del av organisationerna har i pilotprojekt prövat hanterandet helt eller delvis via servrar/portaler och på så sätt minskat handpåläggningen vid uppkomsten av ÄTA:or. Dessa organisationer har även sett en ökning av ÄTA:or på grund av lättheten till registrering. Andra skapar nyckeltalsdokument för tillvaratagande av information som uppkommer i och med en ÄTA, men även för andra händelser under projektets gång. Detta kunde tillexempel handla om kostnader för specifika material inklusive monteringar. Uppföljning av information skiljde sig hos de intervjuade, beroende av de olika systemen hos organisationerna och företagen, men dels beroende på hur de infört system för uppföljning och förbättring.Studien visar på att de intervjuade i sin helhet är lika vad gällande hanterandet av erfarenheter, ÄTA:or och uppföljningar.