En metod för kontinuerlig uppföljning av förändringsarbeten
Organisationer måste kunna hantera förändringar eftersom de hela tiden påverkas av förändringar av både intern och extern karaktär. Det är viktigt att organisationer kontinuerligt utvecklar sitt förändringsarbete med hjälp av erfarenheter och lärdomar från sina tidigare genomförda förändringar. Tidigare forskning kring förändringsarbete visar på att kontinuerliga uppföljningar och kommunikation är viktiga faktorer för att uppnå effektiva förändringar. En brist på forskning inom detta område har också uppmärksammats varför vi har valt att studera detta närmare. Syftet med denna studie är därför att utveckla en metod för hur en organisation kan gå tillväga med kontinuerliga uppföljningar av förändringsarbeten. För att besvara syftet har vi valt att göra en fallstudie vid Volvo Aero i Trollhättan, Sverige. Denna fallstudie behandlar de metoder som används av Volvo Aero för uppföljning och kommunikation av förändringsarbeten samt vilka möjligheter och problem som finns med deras metoder. För att kunna undersöka detta har vi valt att göra 15 observationer vid olika uppföljnings- och redovisningsmöten och 23 intervjuer med olika personer som är involverade i förändringsarbete vid Volvo Aero. Vid samtliga observationer och sex av intervjuerna har vi använt förutbestämda frågor som vi har velat få besvarade. Dessa har, utifrån tidigare forskning, sammanställts i olika checklistor, en för vardera datainsamlingsmetod. De övriga 17 intervjuerna är av informell karaktär där inga förutbestämda frågor har funnits. Den data som har samlats in har sedan jämförts med tidigare forskning inom området för att kunna avgöra om Volvo Aeros metoder stämmer överens med de rekommendationer som vi har belyst i den teoretiska referensramen. Analysen har lett till vårt resultat som visar att det är viktigt att kontinuerliga uppföljningar är flexibla. Vi har kommit fram till att detta kan uppnås genom att uppföljningarna sker vid specifika nyckelhändelser som är anpassade utifrån förändringsarbetets olika faser. Förändringsarbetet bör ha ett balanserat styrkort, för kontinuerlig uppföljning, som är uppdelat i olika KPI?er (key performance indicators) där mjuka, och inte bara hårda, faktorer tas i beaktande. Ett bra sätt att redovisa och följa upp KPI?er och delmål är genom traffic light-rapportering. För att få en effektiv uppföljning bör KPI?er och delmål värderas och viktas enskilt och i förhållande till varandra samt mot det slutliga målet. Studien visar att ett bra sätt att kommunicera och följa upp förändringsarbete kontinuerligt är genom möten. Dessa möten bör hållas en gång om dagen eller en gång i veckan beroende på förändringsarbetets omfattning. Oberoende av förändringsarbetets omfattning bör ett mer ingående månadsmöte hållas. Utöver möten är en elektronisk hemsida ett snabbt och lättåtkomligt sätt att kommunicera och redovisa förändringsarbetets kontinuerliga uppföljningar, dess resultat samt samla förändringsarbetets alla dokument så att samtliga förändringsdeltagare har tillgång till dem. Genom att använda den här studiens resultat hoppas vi att organisationer kan uppnå sina strategiska mål, genom förändringsarbete, på ett mer effektivt och lärande sätt.