Effektivisering av kostnadsuppföljning vid SCA Packaging Munksund AB
Under de senaste årtiondena har inköpsfunktionen förändrats drastiskt. Funktionens roll har gått från att vara en stödfunktion som fokuserar på kortsiktiga lösningar till att satsa på att agera proaktivt samt finna långsiktiga och konkurrenskraftiga lösningar. Dagens strategiska inköpsfunktion handlar till stor del om affärstänkande och att se en helhetsbild. Inom det strategiska inköpsarbetet läggs det också stor vikt vid att följa upp inköpen och kontinuerligt utvärdera dem. Genom kostnadsuppföljningarna är det möjligt att effektivisera inköpsverksamheten. Ett lämpligt verktyg för att kunna genomföra detta är spendanalyser som bygger på de tre delarna: identifiera kostnaderna, identifiera potential och realisera besparingspotentialen. Inköpsavdelningen vid SCA Packaging Munksund AB har i dagsläget en del problem förenade med uppföljningar och spårbarheten av inköpskostnaderna. Dagens klassificeringssystem är bristfällig på så sätt att indelningen av inköpen ej är optimal, vilket gör det svårt att följa kostnaderna. För att kunna göra mer effektiva uppföljningar krävs kontroll över tidigare gjorda inköp, för att på så sätt få en helhetsbild av kostnaderna. Detta examensarbete syftar till att komma med förslag på förbättrade arbetssätt i samband med kostnadsuppföljningar. De förbättrade arbetssätten ska bidra till en bättre helhetssyn av inköpsförfarandet genom effektivare och mer konkurrensmässiga inköp. För att uppfylla syftet har nuläget studerats och kartlagts med hjälp av information som samlats in från intervjuer samt observationer. Den insamlade informationen har analyserats utifrån de studerade teorierna som bland annat behandlar inköp, spendanalyser, klassificering av inköp samt uppföljningar. Det framkom under studiens gång att många av problemen med ineffektiva kostnadsuppföljningar var relaterade till SCA:s varugruppsindelning av inköpen. Att de befintliga varugrupperna är indelade på ett sätt som inte gynnar strategiska uppföljningar var det främsta problemet. Undersökningen visade även att det är svårt att veta vad varje varugrupp innehåller, eftersom de inte är tillräckligt informativa. Vidare framkom det att uppföljningarna försvåras, genom att nödvändig inköpsinformation ligger lagrad i flera olika funktioner och transaktioner. De föreslagna rekommendationerna syftar till att förbättra framtida kostnadsuppföljningar. Som ett led i den riktningen föreslås en ny varugruppsindelning, med nya huvudgrupper och undergrupper. Tanken är att den nya varugruppsindelningen inte ska ersätta den befintliga utan istället styra om kostnaderna och göra uppföljningen mer strategisk och informativ. Under studiens gång har inköpsavdelningens samtliga kostnadsposter identifierats med hjälp av specifika regler. De utformade reglerna, tillsammans med de identifierade kostnadsposterna, utgör grunden och ramverket för de kommande kostnadsuppföljningarna. Vidare rekommenderas en spendanalys som automatiskt uppdateras. En automatisk uppdatering av kostnadsuppföljningen möjliggör kontinuerliga utvärderingar och återkopplingar. Slutligen föreslås SCA Packaging Munksund AB att införa strategiska team som ska ansvara för specifika kostnadsområden. Dessa team bör löpande göra utvärderingar för att kunna identifiera besparingspotential som ska realiseras. Detta bör fungera som ett led i att arbeta mer strategiskt och proaktivt med inköpsarbetet.