Datorisering i en offentlig verksamhet
Förstudie av införande av datoriserat system i Norrköpings Kommun
Norrköpings kommun har en viktig roll i samhället, mot medborgare och företagare. Det betyder att kommunens e-förvaltning har stor betydelse för den framtida utvecklingen. Medborgarnas krav på service och e-tjänster har ökat markant, därför har allt fler offentliga verksamheter intresserat sig för en konkurrenskraftig e-förvaltning. De befintliga e-tjänster och de elektroniska ärendehanteringssystemen inom Norrköpings kommun är varierande och saknar anslutning till varandra. Med en ökad medvetenhet och en vilja att förändras finns det bra förutsättningar för en samverkan mellan dessa IT-system. Med hjälp av datorisering kan system samverka bättre och Norrköpings kommun bli mer attraktiv, flexibel och effektiv för så väl medborgare som medarbetare. Vid ett införande av en datorisering bör en föranalys och verksamhetsanalys genomföras, något som ligger till grund för vår studie. Den har bestått i att kartlägga planprocessen med innefattande aktiviteter för att identifiera behov samt begränsningar i arbetsprocessen. Resultatet har visat att de studier vi utfört kan komma att främja den kunskap och medvetenhet inom datorisering och hur denna påverkar de arbetssätt som finns inom Norrköpings kommun. Utifrån resultatet kunde vi även fastställa att det fanns förbättringsområden inom planprocessen inför datoriseringen på Fysisk Planering. Det kommer att ske omfattande verksamhetsförändringar vid införandet av datorisering. Något som medarbetarna bör vara med på, genom att vara delaktiga. Vi vill understryka att det är av stor vikt att verksamheten ser till att involvera medarbetarna, både i och under införandet av Ärendenavet. Vi anser att det finns ett praktiskt värde i vår studie i och med att den underrättar offentliga verksamheter om de faktorer som bör uppmärksammas och åtgärdas vid en datorisering. Vi vill belysa att det inte bara är att införa ett nytt system. En viktig del är, att i ett tidigt skede reflektera över vad det kommer att medföra för medarbetare och deras arbetssätt. Det är viktigt att ta reda på styrkor och svagheter för att undvika fallgropar i det nya systemet och göra datoriseringen så optimalt som möjligt.