Examensarbetet berör frågor kring arkivering och Dokumenthantering på stads-byggnadsförvaltningen i Trollhättans kommun. Problem som kommunen har är dagslägets hantering av digitala filer..

Examensarbetet berör frågor kring arkivering och Dokumenthantering på stads-byggnadsförvaltningen i Trollhättans kommun. Problem som kommunen har är dagslägets hantering av digitala filer..

Denna studie behandlar Dokumenthantering som ämne och är utformad som en fallstudie på Vägverket som numera heter Trafikverket. Studien har som syfte att belysa ämnet Dokumenthantering för att lära oss mer om det. Anledningen till att studien gjordes på Vägverket är att de har en lång historia av att ha stora fortlöpande projekt, vilket gör Dokumenthanteringen extra viktig. Teorier från litteratur samlades in för att sedan jämföras med Vägverkets system för att öka förståelsen för hur deras Dokumenthantering är uppbyggd och varför. På Vägverket intervjuades den ansvarige för Dokumenthanteringen och samma person har även alltid varit ansvarig för den digitala Dokumenthanteringen, detta gjorde att otroligt bra information fanns tillgänglig för studien.

Syftet med detta examensarbete att undersöka om systemsuiten Alfresco uppfyller krav på användbarhet för Dokumenthantering och samarbete i interaktiva miljöer. Vidare är syftet att analysera om heuristisk utvärdering en lämplig utvärderingsmetod för konsultbolag att använda sig av vid utvärdering av olika systemalternativ för Dokumenthantering då kund och målgrupp är okänd.Detta undersöktes genom en heuristisk utvärdering baserad på tre olika ramverk lämpade för utvärdering av användbarhet, samarbete och Dokumenthantering i interaktiva miljöer. Utvärderingen utfördes på två av Alfrescos applikationer; Alfresco Explorer och Alfresco Share.Resultatet visar att det finns en del brister i Alfresco kopplade till användbarhet, Dokumenthantering samt samarbete. 15 av 62 heuristiker bedömdes som ej uppfyllda och 27 av 62 som delvis uppfyllda men inget av dessa beror på allvarliga problem.Utvärderingsmetoden som användes har en hel del brister som gör att resultatet måste ifrågasättas och inte ses som definitivt. Även det faktum att utvärderingen endast utförts av en person gör att resultatens reliabilitet minskar.

Idag spenderas mycket pengar på informationssystem för att effektivisera affärskritiska processer. Men hanteringen av interna dokument som kan ses som en verksamhets digitala minne med instruktioner kring hur uppgifter ska utföras eller hur personal bör gå tillväga i svåra situationer är något som inte fått uppmärksamhet i relation till dess värde. Intern dokumentation behöver undersökas för att få ut så mycket som möjligt av dokumentens potential att understödja affärskritiska verksamheter. Den här studien har undersökt Dokumenthantering i en kommunal verksamheten för öka förståelsen för hur den fungerar och komma med förslag på hur Dokumenthanteringen kan förbättras. Under studien har det identifierats lösningar till problem som kan finnas i flertalet verksamheter som leder till att tid och därmed pengar kan sparas inom verksamheter idag..

Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. Vad bör dokumenteras? Hur bör man dokumentera det och hur bör man hantera den färdiga dokumentationen? Detta är de frågor som vi med detta arbete vill ge svar på.Vi har genom en kvalitativ fallstudie och deduktivt arbete kommit fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Microsoft Word, en lösning för Dokumenthantering i Windows SharePoint Services och ett verktyg för automatisk insamling av systeminformation..

Sekretessbelagd.

Sekretessbelagd.

Idag leds företag av tre hörnstenar: kommunikation, informations- och Dokumenthantering. Dessa begrepp hör ihop och förutspår framtiden för företaget. Detta är även ämnet som denna rapport berör. Rapporten beskriver 10 poängs examensarbete, som utförts som en del i vår utbildning.Kommunikation är alltså en mänsklig handling, något som vi gör och information är det vi utbyter genom att kommunicera med varandra. Information är något som finns överallt idag och berör oss alla på olika sätt och vis.

IT-företaget Medius tillhandahåller en produkt för ärendehantering, Medius Flow. I denna produkt finns ett visst stöd för Dokumenthantering, närmare bestämt en möjlighet att klassificera dokument och lagra dem via Medius Flow. En av Medius kunder har efterfrågat mer funktionalitet och möjligheter att kunna sätta rättigheter på dokument, alltså bestämma vem som ska ha tillgång till ett specifikt dokument.Examensarbetet har gått ut på att undersöka olika lösningar för att implementera Dokumenthantering i Medius Flow, utvärdera dessa och sedan implementera den lösning som verkar vara bäst.Efter att en kundintervju utförts framkom krav på systemet i form av bland annat utökade rättighetsfunktioner, möjlighet att skapa arbetsflöden och att man lätt ska kunna hitta dokumenten.Tre olika lösningsförslag togs fram. Det första gick ut på att vidareutveckla den Dokumenthantering som finns i Medius Flow idag. Det andra gick ut på att använda sig av ett tredjepartsDokumenthanteringssystem och sedan bygga en integration mellan Medius Flow och detta system.

Syftet med denna rapport är att göra en förberedelse för elektronisk Dokumenthantering av redovisande dokument i tillverkande företag. Ämnet är idag aktuellt när tillverkande företag hela tiden måste ha produktansvarslagen i åtanke. Tillverkande företag har ökade krav på att tillverka produkter med hög säkerhet och att även kunna bevisa det. Kraven på spårbarhet ökar och i och med det ökar kraven på god Dokumenthantering. Många företag står inför liknande problem; verksamheten stora mängder information, frågan är bara var dokumenten finns och hur snabbt dessa kan hittas då det blir aktuellt vid en återsökning.För att vara säker på att företaget har fullgod dokumentation på tillverkningen väljer många företag att certifiera sig enligt ISO 9001.

SharePoint är ett stort content- och managament-system som många företag använder sig av. I detta kan mallar specificeras för olika dokumenttyper (kallade content types), som underlättar skapandet av nya dokument för slutanvändaren. Systemet för mallarna blir dock snabbt omständligt och ohanterligt när antalet mallar företaget använder sig av växer.I detta examensarbete undersöks en lösning till problemet med mallarna, som finns tillgänglig på Microsofts Codeplex-site, där projekt under open-source licens kan laddas upp för allmänheten. Under arbetet undersöktes denna lösning djupare och vidareutvecklades för att i slutet av arbetet kunna levereras i form av en prototyp som HOW Solutions kunde använda sig av i framtida projekt.Slutresultatet blev en prototyp som bygger vidare på den tidigare lösningen och som tillåter användaren att specificera en mall-hubb, i form av en site-samling med bibliotek som kan förse andra bibliotek med mallar. Under projektet blev också en annan vidareutveckling av programmet funnen, som visar stor potential och som bör tittas närmare på..

Examensarbetet utfördes åt företaget Medius AB. Arbetet bestod av att designa en ny process för Medius nuvarande och framtida dokumentationsbehov.För att göra detta behövde tre steg slutföras. Först skulle information om dagens Dokumenthantering inhämtas, vilka dokument skrivs av vem och för vem skrivs de och vilka behov finns det som idag kanske inte fylls. En grov lista över önskad funktionalitet togs också fram och därefter designades en process som klarar av att fylla alla dessa krav och behov. Sist skulle en lista över verktyg som behövs för den nya processen tas fram och en undersökning om vad som finns och vad som behöver byggas från grunden skulle genomföras.

Den ostrukturerade Dokumenthantering, som idag förekommer på avdelningen Ida på företaget SMHI, gav upphov till detta examensarbete. Ett Dokumenthanteringssystem har införskaffats till avdelningen. Dokumenthanteringssystemet är en produkt från Microsoft med namnet SharePoint Portal Server (SPS), vilken levererats av WM-data. SPS är relativt ny på marknaden, vilket gör att erfarenheter saknas kring produkten. Syftet med Dokumenthanteringssystemet är att samla alla dokument på samma plats, vilket gör dem lätt tillgängliga för alla berörda.

Fler företag väljer att ISO-certifiera sig inom kvalitets- och miljöledning vilket medför krav på stora mängder dokumentation. Det kräver en metodisk och strukturerad hantering för att kunna leta fram rätt dokument i rätt version, annars går värdefull arbetstid åt till att leta. Som hjälpmedel finns Dokumenthanteringssystem och det finns många tidigare utförda studier kring området. Studier med fokus på hantering av ISO9001- och ISO14001-dokumentation med hjälp av Dokumenthanteringssystem är däremot av begränsad omfattning. Därför har syftet med den här studien varit att undersöka vilka krav ISO-certifierade verksamheter ställer på ett Dokumenthanteringssystem.